Εισαγωγή
Σε προηγούμενο άρθρο αναλύσαμε την κοστολόγηση εμπορευμάτων, τους διάφορους τρόπους, τους περιορισμούς και τους παράγοντες που πρέπει να λαμβάνει υπόψη του ένας επιχειρηματίας στον υπολογισμό αυτών των επιβαρύνσεων.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε την κοστολόγηση Υπηρεσιών με έμφαση στις διαφορές των Υπηρεσιών συγκριτικά με τα υλικά αγαθά.
Ποιες είναι οι διαφορές της κοστολόγησης Υπηρεσιών συγκριτικά με την Κοστολόγηση σε Εμπορεύματα και Προϊόντα
Στην κοστολόγηση Υπηρεσιών, η βασική αρχή παραμένει η ίδια, δηλαδή η αναλυτική καταγραφή και ταξιθέτηση όλων των παραγόντων κόστους και ο διαμοιρασμός τους σε κάθε επιμέρους κέντρο κέρδους.
Η ιδιαιτερότητα της καταγραφής της ανθρώπινης προσπάθειας ως τον πιο σημαντικό πόρο στην κοστολόγηση Υπηρεσιών, μας αναγκάζει να παραλληλίσουμε την ανθρώπινη εργασία με το έργο που παράγεται και πληρώνεται από τους πελάτες. Αποκτά πολύ μεγάλη σημασία το έμψυχο δυναμικό, η εταιρική κουλτούρα και γνώση καθώς και τα έξοδα μισθοδοσίας που όπως αναλύσαμε στο προηγούμενο άρθρο της κοστολόγησης Προϊόντων και Εμπορευμάτων, είναι σε μεγάλο βαθμό ανελαστικά.
Σε μεγάλο βαθμό η κοστολόγηση και ο επιμερισμός του κόστους στα έργα γίνεται όπως στην κοστολόγηση εμπορευμάτων. Αυτό που διαφοροποιείται είναι η κοστολόγηση της ανθρώπινης προσπάθειας. Ανάλογα με την φύση της υπηρεσίας που παρέχεται, μας βολεύει η κατάταξη των ανθρωπίνων πόρων είτε σε ειδικότητες, είτε σε εργασίες, είτε σε Έργα.
Οι δύο πιο σημαντικοί παράγοντες είναι ο χρόνος και το μισθολογικό κόστος. Στην περίπτωση της Κοστολόγησης Υπηρεσιών, δεν προσπαθούμε να βελτιστοποιήσουμε το αποτέλεσμα βάσει των τιμών που μας βολεύουν. Αντίθετα, οι τιμές είναι συγκεκριμένες: Υπάρχει συγκεκριμένο, περιορισμένο χρονικό διάστημα παροχής έργου (το τέλος κάθε μήνα), μέχρι αμετακλήτως να χρεωθούμε με το κόστος του, ανεξάρτητα εάν αυτό παρήχθη και καταναλώθηκε στην πραγματικότητα ή όχι. Το ίδιο ισχύει και με τις δαπάνες μισθοδοσίας. Ανεξάρτητα από την παραγωγή που δημιουργήθηκε από την παροχή έρχου, με την ολοκλήρωση τους χρονικού διαστήματος κάθε τέλος του μήνα, η δαπάνη υπολογίζεται στο σύνολό της και στον μέγιστο βαθμό της (εφόσον φυσικά καταβάλλεται κανονικά η μισθοδοσία στο τέλος του μήνα).
Αντίθετα με τα προϊόντα και τα Εμπορεύματα, ο χρόνος και η ανθρώπινη προσπάθεια δεν μπορούν να αποθηκευθούν για μελλοντική κατανάλωση.
Τι σημαίνει αυτό για την κοστολόγηση Υπηρεσιών;
Εάν στο παρελθόν έχετε παρατηρήσει σε επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών καθυστερήσεις και ανεπάρκεια ποιοτικής εξυπηρέτησης, βλέπετε τα δύο παραπάνω θέματα σε δράση. Οι Υπηρεσίες παροχής Υπηρεσιών βρίσκονται πάντα σε ένα τέτοιο μεταίχμιο έντασης, προσπαθώντας να ισορροπήσουν και να μεγιστοποιήσουν το όφελός τους, μέσα στα στενά πλαίσια που επιβάλουν οι περιορισμοί της Παροχής υπηρεσιών.
Ο επιχειρηματίας έχει κάθε όφελος να αναλάβει όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες μπορεί μέσα σε κάθε μονάδα χρόνου, προκειμένου να επιτύχει μεγαλύτερη παραγωγικότητα ακόμη κι αν γνωρίζει ότι η παραγωγικότητα αυτή τις περισσότερες φορές έρχεται σε βάρος της ποιότητας. Αυτό επιδεινώνεται από το γεγονός ότι επιπλέον πόροι μπορούν να ενταχθούν στην παραγωγική διαδικασία μόνο με «σκαλοπάτια» πρόσληψης νέων υπαλλήλων.
Σε συνέχεια των παραπάνω ένας από τους σημαντικότερους επιχειρηματικούς στόχους για μία εταιρία παροχής υπηρεσιών είναι να μπορέσει να «απλώσει» τις εργασίες σε όσο πιο μεγάλο και ομαλό διάστημα γίνεται, χωρίς μεγάλες διακυμάνσεις έντασης εργασίας.
Μερικές φορές αυτό είναι εφικτό, μερικές φορές είναι σχεδόν αδύνατο. Μία εταιρία φύλαξης security μπορεί πολύ σταδιακά να ανεβάσει την δύναμη του προσωπικού φύλαξης, δεδομένου ότι συνήθως τα συμβόλαια φύλαξης είναι μεγάλου χρονικού διαστήματος. Από την άλλη άκρη, ένας υδραυλικός αφενός δεν μπορεί να εξυπηρετήσει 50 πελάτες σε μία μέρα, αλλά ούτε φυσικά είναι αποδεκτό να τρέχουν νερά στο σαλόνι για πολλές ώρες, πόσο μάλλον ημέρες.
Τρόποι κοστολόγησης
Ο πιο ακριβοδίκαιος τρόπος κοστολόγησης είναι ο τρόπος που ονομάζεται Activity Based Costing (ABC). Ο συγκεκριμένος τρόπος κοστολόγησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο στην κοστολόγηση εμπορευμάτων, όσο και στην κοστολόγηση υπηρεσιών. Δεδομένου ότι εμπεριέχει την έννοια του ανθρώπινου έργου, είναι ιδανικός για την κοστολόγηση Υπηρεσιών. Στην ουσία του ο τρόπος κοστολόγησης ABC είναι απλός, αλλά προϋποθέτει την αναλυτική καταγραφή των ειδικοτήτων και των χρόνων που απαιτούνται για την υλοποίησης κάθε μονάδας τιμολόγησης.
Στην πράξη ταξινομούμε κάθε ειδικότητα σε μονάδες χρόνου (π.χ. εργατοημέρες, εργατοώρες) και στην συνέχεια της αποδίδουμε μία τιμή που καλύπτει το κόστος της.
Στην συνέχεια, προσθέτουμε τις χρονικές μονάδες από κάθε ειδικότητα που απαιτούνται για κάθε εργασία και υπολογίζουμε το συνολικό κόστος της εργασίας. Αυτό είναι το κόστος που χρησιμοποιούμε.
Για παράδειγμα, υποθέτουμε ότι δημιουργούμε μία νέα σελίδα σε ένα website και χρειαζόμαστε 3 ώρες web design, 5 ώρες web development και μία ώρα project management. Αν υποθέσουμε ότι κάθε ώρα web designer κοστίζει 100 ευρώ, κάθε ώρα web developer 120 ευρώ και κάθε ώρα project manager 90 ευρώ, τότε, η συνολική εργασία στοιχίζει 300 + 600 + 90 = 990 ευρώ (τα μεταβλητά κόστη).
Σε αυτό το ποσό προσθέτουμε το κομμάτι του σταθερού κόστους που έχουμε υπολογίσει είτε σε επίπεδο ωρών (9 ώρες Χ 50 ευρώ για παράδειγμα) είτε κατ’ αποκοπή (π.χ. 300 ευρώ για κάθε εργασία) και το σύνολο αποτελεί το συνολικό κόστος της συγκεκριμένης εργασίας.
Εάν τα κέντρα κόστους δεν είναι κυρίως τα στελέχη της επιχείρησης αλλά κάποιο άλλο είδος κέντρων κόστους (π.χ. η χρησιμοποίηση μηχανημάτων) τότε η ίδια διαδικασία γίνεται με την μετατροπή των χρονικών διαστημάτων απασχόλησης των συγκεκριμένων κέντρων κόστους.
Τρόποι τιμολόγησης
Έχοντας καθορίσει έναν τρόπο κοστολόγησης, στην συνέχεια μπορούμε προσθέτοντας ένα ποσοστό markup να καταλήξουμε σε μία τιμή τιμολόγησης η οποία θα είναι εντός των ορίων της αγοράς στην οποία δραστηριοποιούμαστε. Γνωρίζοντας την τιμή κόστους είναι πολύ εύκολο να υπολογίσουμε και να αναπροσαρμόζουμε τις τιμές μας έτσι ώστε αφενός να είμαστε ανταγωνιστικοί και αφετέρου να μην χάνουμε χρήματα παρέχοντας τις υπηρεσίες μας, πουλώντας κάτω του κόστους.
Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να γνωρίζουμε ποιες από τις δραστηριότητές μας είναι οι πιο αποδοτικές σε όρους κέρδους, άρα και σε ποιες δραστηριότητες αξίζει να επενδύσουμε και να επεκταθούμε.
Είναι αυτονόητο ότι σε περιπτώσεις πώλησης Προϊόντων/Εμπορευμάτων και Υπηρεσιών ταυτόχρονα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε έναν μικτό τρόπο κοστολόγησης και τιμολόγησης. Σημαντικό εδώ είναι να προσέξουμε έτσι ώστε και τα δύο μέρη της εξίσωσης να είναι κερδοφόρα, διότι διαφορετικά θα έχουμε λογιστικό πρόβλημα, εφόσον δεν είναι αποδεκτή η πώληση κάτω του κόστους στην ελληνική φορολογική νομοθεσία – πλην πολύ συγκεκριμένων εξαιρέσεων.
Στρατηγικές καθορισμού τιμών
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα που έχουν οι Εταιρίες Παροχής Υπηρεσιών συγκριτικά με τις παραγωγικές και εμπορικές εταιρίες είναι η δυνατότητά τους να διαφοροποιηθούν ευκολότερα από τον ανταγωνισμό τους. Η παροχή υπηρεσίας μπορεί να αξιολογηθεί σε επίπεδο ποσοτικών, μετρήσιμων δεικτών (για παράδειγμα χρόνοι απόκρισης, χρόνοι επίλυσης), αλλά και σε επίπεδο ποιοτικών δεικτών που η μέτρησή τους είναι αρκετά δυσκολότερα μετρήσιμη και υποκειμενική.
Το γεγονός αυτό δίνει μεγάλα περιθώρια ευελιξίας στην τιμολόγηση, αρκεί βέβαια η αγορά να είναι διατεθειμένη να πληρώσει την επιπρόσθετη προσλαμβανόμενη αξία της υψηλότερης τιμής. Αυτό συνήθως το απαντά η ίδια η αγορά και η ανάλυση του ανταγωνισμού μας το απαντά άμεσα, από τα πρώτα στάδια κάθε επιχειρηματικής προσπάθειας.
Επίλογος
Όποιον τρόπο κοστολόγησης και να επιλέξετε, είναι κρίσιμο στα αρχικά στάδια να επαληθεύσετε την ορθότητα των παραδοχών σας. Αργά ή γρήγορα, εάν έχετε κάνει κάποιο λάθος, αυτό θα φανεί στα οικονομικά σας αποτελέσματα. Πρέπει λοιπόν να βελτιστοποιήσετε και να ρυθμίσετε την μέθοδο κοστολόγησης που χρησιμοποιείτε έτσι ώστε αυτή να δίνει αποτελέσματα όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα.
Από εκείνο το σημείο και μετά, θα έχετε στην διάθεσή σας ένα ισχυρότατο εργαλείο οικονομικής και εμπορικής πολιτικής της επιχείρησής σας και θα έχετε διασφαλίσει την μελλοντική της υγιή και ασφαλή ανάπτυξη.